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時間管理コンサルタントから学んだ、成長する企業と停滞する企業を分ける差

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先日、時間管理を究めた時間管理コンサルタントの方のお話を聞く機会がありました。

 

時間管理と聞くとどんなことを思い浮かべますか?

仕事の効率化や時間短縮術などがすぐに浮かぶのではないでしょうか?



その時間管理コンサルタントの方は

自分の仕事は天職としつつ、

毎日定時に帰り家族との時間を楽しみ、

 

毎月1回は家族旅行に行きつつも、

出版の準備も進めている。

 

日々仕事に忙殺されている人にとっては、

憧れてしまうような生活をおくっていらっしゃいます。

 

時間管理の秘訣

時間管理において一番重要なのは、

 

「ログ(記録)を取ること」

 

なのだそうです。

 

朝起きてから寝るまでの

17時間

ご自身の行動を数分単位で

エクセルにつけているそうです。

 

それは、

朝起きて子どもの身支度が完了したら、

書斎へ移動しエクセルに記録するほどの徹底ぶり。

 

そしてつけた記録に

 

やりたいことの時間を→利益

情報のインプットや能力開発の時間を→投資

時間管理や生活の時間を→総務

仕事の時間を→営業

ムダな時間は→ムダ

 

このように時間に色付けして

毎年、企業が決算をするように

時間の決算を行い

ムダな時間がどれだけ減っているのか?

利益がどれだけ増やせたのか?

振り返りを行っているそうです。

 

実際に数年の推移グラフを見せていただきましたが、

毎年利益が増えていました!凄い!



やり方の前に目的

世の中には仕事の効率化や時間術、

効率化のツールといった「やり方」はごまんとあるが、

 

大切なのは人生の目的・目標といった

「どうありたいか?」を軸に

 

自分の時間をログ(記録)を取り、

日次、週次、月次、年次でレビューを行っていくこと。

 

ログを取り、振り返りを行うことで、

はじめて自分の時間の使い方に「気づき」がうまれ、

気づきがあるからこそ、

 

限られた時間を何にどのくらいかけるのか?

どんなツールを使えば良いのか?

どんな工夫をすれば良いのか?

改善が出来るのだそうです。

 

このようにしてPDCAサイクルの良循環が回せる状態が、

時間管理が出来ている状態なのだと思いました。



Doから始める

そのPDCAを機能させるためには、

P(計画)から始めるのではなく、

Do(ログ取り)から始めるのがポイント、

なのだそうです。



その場の会場では、

毎日何かしらのログを取っている人は少なく、

今後、ログを取る派と取らない派で分かれました。

 

取らない派の意見としては、

必要性や意義・意味がまだ良くわからないとのこと。

 

そして、ログを取るための時間や

意識を向ける心理的な負担の方が大きいようでした。

 

多くの人はやると良いと分かっていても、

なかなか実践できない、

この現象は、

「時間」と「心理的な負担」という二つのハードルが

阻害しているようです。

 

時間管理コンサルタントの方曰く、

時間管理の時間を増やせば増やすほど、

時間的利益である、自分のやりたいことの時間が増えるそうです。

 

そして、ログを取るというちょっとめんどくさいハードルを越えるためには、

まず、不完全でも、一部分でも良いのでDo(記録をつける)からスタートすること、

Doすることによって、Check(検証)することができ、ログを取ることの効果を実感できる、

のだと感じました。

 

実際に私もここ数ヶ月間、就寝時間や帰宅時間など自身がKPIとして設定している時間のログを取っているのですが、

正直毎日忘れず記録し続けるのは大変です、すぐ忘れてしまいます。

ただ、毎月Check(検証)の時間を設け、重要指標とした時間の平均時間や、達成率や時間毎にポイントを付与して月次の推移で比較してみると、

その月のバイオリズムが可視化、点数化されて明確な振り返りと来月に向けた改善のための打ち手と目標を具体的に検討することが出来ます。

そして、来月はより良い数値を出してやろうと目標に対するコミットが上がっているのを実感しています。

 

ログ(記録する)は成長する企業にも通ずる

時間管理のプロが実践している話しを聞き、

この考え方は企業の成長力にも通じる考え方だと気がつきました。

 

日々、業種や規模様々な企業様の経営体制や内部情報についてお話を聞かせていただく中で、継続して成長している企業と停滞してしまう企業があります。

 

外部環境が激しく変化する中にあっても、

継続して成長している企業ほど、

PDCAのCheck(検証)の質が高く、検証するためのログ(記録)を具体的に振り返ることが出来るように取っています。

 

逆に、停滞してしまう企業ほど日々の数値の記録を曖昧にしており、

月次の振り返りも何となく思いつくことだけ改善する、

この結果、毎月の成果も曖昧になってしまっています。



ぜひ継続して成長する企業になるために、

検証のためのログ(記録)を取ることを、

経営の重要テーマとして実行していただきたいと思います!

 

そしてポイントは最初から完全にやろうとするのではなく、

自社にとっての鍵となる指標から数値を記録していく習慣を形成していただきたいと思います!

 

KFSでは、経営者様が安心して企業の成長に力を注いでいただくため、

企業の数値管理を効果的に行う社外パートナーとして、

サポートをしております、

 

共に企業の数値管理、時間管理のレベルアップしていきましょう!